Medien-Repositorys für PowerPoint

Um eine inspirierende und mitreißende PowerPoint-Präsentation zu gestalten, darf die richtige Würze nicht fehlen. Nur mit Zahlen und Text vollgestopfte Folien werden das Publikum mit Sicherheit nicht begeistern. Auflockerung mit Bildern, Grafiken, Photos und anderen Medien tut also Not. Woher nehmen und nicht stehlen?

Auf letzteres wird es in den allermeisten Fällen faktisch hinauslaufen, da man Bildmaterial nur in seltenen Fällen selbst produzieren wird. Aber wo finde ich eine Stelle bei der ich mich bedienen kann?

 

In Unternehmen, die Wert auf ihren Auftritt legen, existieren in der Regel Sammlungen von Photos, die im Sinne der CI Verwendung finden dürfen und auch sollen und für die auch entsprechende Lizenzen für die Verwendung vorliegen.

Dies kann seine Fortsetzung in der Bereitstellung von Sammlungen von Grafiken, Icons, Landkarten etc. aber auch von Medien wie Animations-, Video- und Audio-Dateien finden.

 

Das ist schon mal eine gute Grundlage.

Wie sieht es aber mit meinem eigenen Fundus an solchen Medien aus, der sich aus bereits einmal verwendeten, aber auch auf Vorrat gesammelten Fotos, Cartoons, Grafikideen etc. zusammensetzt?

Wo habe ich die noch mal abgelegt? Wäre es nicht gut, wenn ich nicht erst im Explorer dorthin navigieren müsste, sondern in PowerPoint mit einem Klick an die richtige Stelle gelotst würde?

 

Eine einfache Lösung hierfür ist die Integration von Repository-Funktionen in das PowerPoint-Menüband über ein entsprechendes Add-in. Folgende Repository-Typen sind hier zu unterschieden:

  • Einer pflegt - Viele nutzen
    Hier werden die Ressourcen von einer zentralen Instanz (ggf. mehreren Instanzen für unterschiedliche Ressourcentypen) typischerweise auf Unternehmensebene gepflegt. Die Nutzer haben Leserechte auf die Ressourcen und erhalten leichten Zugriff auf diese (Kein Suchen erforderlich, Vorschaufunktion). Für mobilen Nutzer ist es dabei wichtig, dass dabei nicht nur der direkte Zugriff auf den Ablageort in einem Dateisystem, sondern auch Web-Zugriff sowie die Replikation mit einem lokalen Repository unterstützt wird.
  • Mehrere pflegen - Mehrere nutzen
    Ist der Kreis der relevanten Nutzer kleiner, z.B. auf Abteilungs- oder Gruppenebene ist auch ein kollaborativer Ansatz möglich: Die Repository-Funktion wird dann ebenso aussehen wie im ersten Fall; zusätzlich sind den Nutzern Schreibrechte auf den Ablageort einzuräumen sowie ein Regelwerk für die Zusammenarbeit aufzustellen.
  • Einer pflegt - einer nutzt
    Über ein individuelles Repository kann sich der Anwender häufig gebrauchte Ressourcen einfach zugreifbar machen und so das Handling beim Einfügen deutlich vereinfachen (Verminderung des Suchaufwandes, Vermeidung des Öffnens weiterer Programme/Fenster).

Diese Überlegungen gelten nicht nur für Medien-Repositories, sondern natürlich auch für die im letzten Post beschriebenen Repositories für inhaltliche PowerPoint-Vorlagen.