PowerPoint-Vorlagen: Das Stille-Post-Problem

Wie kann man in Organisationen sicherstellen, dass inhaltlich und formal abgestimmte Folien und Foliensätze sei es im Innen- oder im Außenverhältnis so und nicht anders zur Verwendung kommen?

Folgende Situation: Eine Vertriebspräsentation für den Kunden XYZ soll kurzfristig zusammengestellt werden. Hierzu gehören neben den kundenindividuellen Inhalten natürlich auch Folien zum Produkt und zum Unternehmen wie sie schon x-mal in solchen Präsentationen gezeigt wurden. Ich mache mich also auf die Suche:

  • Wo habe ich die Folien zu meiner letzten Vertriebspräsentation abgelegt?
  • Hatte ich dort nicht einige von den Standardfolien in einigen Details kundenindividuell angepasst?
  • Sind die darin gemachten Angaben zum Produktspektrum und die Unternehmenszahlen noch aktuell?
  • Hat nicht Kollege Meier eine aktuellere Version? Oje, Kollege Meier ist gerade in Urlaub. Schmidt sagt, dass Meier seinen Foliensatz an Müller weitergereicht hat. Wann kriege ich den endlich ans Telefon und ob dieser sich wohl noch erinnert, welche Änderungen er vorgenommen hat?

Nennen wir dieses Problem mal das „Stille-Post-Problem“.

 

In vielen Fällen wird diesem Problem in Unternehmen dadurch abgeholfen, dass ein oder mehrere „Master“ mit Folien zum Unternehmen und zum Produkt an zentraler Stelle auf einem Netzlaufwerk abgelegt oder über das Intranet zum Download bereitgestellt werden, insbesondere, um die Verwendung von zentral gepflegten inhaltlichen Vorlagen zu motivieren und den Rückgriff auf inkrementell individuell sich weiter entwickelnde Inhaltsfolien, die letztlich mit der ursprünglichen Vorlage nicht mehr viel zu tun haben, zu vermeiden.

 

Aber:

 

Wo war das nochmal? Da frag ich mal meinen Kollegen gegenüber. O.K. der weiß es, schickt mir den Pfad per E-Mail.

 

Also erst mal ins E-Mail-Programm, dann in den Browser und im Intranet zum Ablageort navigieren, downloaden (alternativ durchklicken durch den Pfad auf dem Netzlaufwerk) und die Datei öffnen. Nachdem ich die relevanten Folien gefunden habe, kopiere diese heraus und füge sie in meinen neuen Foliensatz ein.

 

Klingt auch recht mühselig, oder? Gegen die zentrale Pflege und Ablage der Inhaltsvorlage ist natürlich nichts einzuwenden. Die intensive Nutzung des zentral gepflegten Repository aber steht und fällt damit, dass der Zugriff einfach und benutzerfreundlich ist. Dies bedeutet:

  • Ich kann in PowerPoint bleiben und muss nicht erst in andere Fenster/Programme springen.
  • PowerPoint weiß (zumindest grob), wo die Vorlagensammlungen abliegen.
  • Ich muss die Vorlage nicht erst öffnen, sondern kann über eine Vorschau sehen, welche Folien sich in der Vorlagensammlung befinden; in der Vorschau kann ich meine Auswahl treffen und anschließend die ausgewählten Folien gesammelt einfügen.

Wenn mir eine solche Repository-Funktion zur Verfügung steht, schlage ich drei Fliegen mit einer Klappe:

  • Ich bin nicht darauf angewiesen, meine Kollegen zu behelligen
  • Ich kann mir sicher sein, auf einem sauberen Stand aufzusetzen
  • Ich spare mir jede Menge Such- und Kopieraufwand

Im Standard-Umfang von PowerPoint ist eine derartige Repository-Unterstützung nicht gegeben. Sie ist aber im Sinne einer professionellen Markenunterstützung in Unternehmen oder wo auch immer organisiert unter einer Marke gearbeitet wird, ein unverzichtbares Element für Effizienz- und Qualitätssteigerung bei der Erstellung von Präsentationsmaterial und sollte daher als Zusatzfunktion bereitgestellt werden.