PowerPoint-Master: Alle meinen zu wissen, was gemeint ist. Was versteht man aber nun unter einem PowerPoint-Master?
Im Zweifel jeder etwas anderes. Noch ein paar andere Begriffe, die gerne in diesem Umfeld eine Rolle spielen und gerne miteinander vermengt werden: pot-Datei, Layout, Vorlage, …
Bevor wir uns die Begriffe im Einzelnen vornehmen, zunächst ein paar Gedanken darüber, warum man mit einem „Master“ arbeiten möchte/ sollte/ muss.
In der Regel ist es der Wunsch oder die Vorgabe, dass ein Foliensatz als zu einem größeren Ganzen gehörig empfunden werden soll. Dieses größere Ganze könnte man auch als Marke bezeichnen.
Eine individuelle Marke bildet sich dadurch heraus, dass ein Autor bei der Visualisierung seiner Gedanken und Ideen sich über viele Präsentationen in einem Rahmenwerk bewegt, in dem formale, strukturelle und vielleicht auch inhaltliche Elemente wiederkehrend auftreten.
Gleiches gilt in kollektiver Hinsicht: Um eine Marke für ein Kollektiv, z.B. ein Team, eine Abteilung, ein Unternehmen (Corporate Design) herauszubilden, ist es erforderlich dass sich die Mitglieder des Kollektivs an ein eben solches Rahmenwerk halten.
Um einen markenkonformen Auftritt zu gewährleisten, werden in der Regel PowerPoint-Dateien bereitgestellt, die in formaler, struktureller und inhaltlicher Hinsicht Vorbildfunktion haben und als Kopiergrundlage dienen. Solche Dateien werden gerne als „Master“ oder auch als „Vorlagen“ bezeichnet.
In formaler Hinsicht bietet sich die Verwendung des Master-Konstrukts von Microsoft an: In einem „Folienmaster“ lassen sich die auf jeder Folie wiederkehrenden Elemente (z.B. Logo, Farbrand etc.) festlegen sowie Vorgaben zum Aussehen von Überschriften und Fließtexten machen.
Hat man die Einstellungen im Folienmaster vorgenommen, braucht man auf diese Dinge bei der Erstellung/ Bearbeitung von einzelnen Folien in dieser Datei nicht mehr zu achten.
Um auch für weitere Foliensätze auf diese Einstellungen zurückgreifen zu können, bietet es sich an, anstatt immer mit einer Kopie der Datei, in der man die Einstellungen gemacht hat, anzufangen, diese Einstellungen in einer potx-Datei zu verankern und diese an einem zentralen Ort abzulegen.
Dies hat folgende Vorteile:
- Die potx-Datei kann inhaltsleer bereitgestellt werden; Inhalte müssen nicht zunächst herausgelöscht werden.
- Veränderung/ Weiterentwicklung von Einstellungen bzw. der Marke werden an einem Ort vorgenommen; dort liegt immer die aktuellste Fassung.
- Arbeiten mehrere Personen unter der gleichen Marke, können diese über eine zentral gepflegte potx-Datei bequemer auf einem einheitlichen Stand arbeiten.
Die potx-Datei wird daher häufig auch als „Master“ bezeichnet.
Das Master-Konstrukt von Microsoft lässt sich bis zu einem gewissen Grad auch in struktureller Hinsicht verwenden:
Innerhalb eines Folienmasters können so genannte „Layouts“ definiert werden. Diese Layouts erben die formalen Vorgaben aus dem Folienmaster; was in Layouts hinzukommt, sind strukturelle Vorgaben, d.h. Positionierung von Objekten und Textfeldern, für eine Folie, die aus einem solchen Layout abgeleitet wird.
An dieser Stelle wird häufig auch von einer Folienvorlage gesprochen. Wie erschöpfend sich dieses Master-Konstrukt zur Abdeckung von Folienvorlagen verwenden lässt und wie man das noch optimieren kann, wird Gegenstand eines der nächsten Posts sein.
Wie sieht es nun mit vorgefertigten Inhalten aus?
Hier ist die Verwendung des MS Master-Konstrukts nicht mehr empfehlenswert.
Um ein wildes Hin- und Herschicken von fertigen Inhalten zu verhindern, sollten Folien, die so oder mit nur kleinen Veränderungen verwendet werden sollen, den Anwendern in einem Repository zur Verfügung gestellt werden. Ablage/ Zugriff kann hier über das File-System oder auch über Web (Internet oder Intranet) erfolgen.
Dies hat folgende Vorteile:
- Jeder hat die Möglichkeit auf einen gepflegten Stand zurückzugreifen und kann sich sicher sein, dass er nicht ungewollt einige von den Modifikationen erbt, die während des Umlaufs vorgenommen wurden.
- Es kann ein Ablageort an alle kommuniziert werden; man muss nicht erst jemanden suchen, der eine geeignete Vorlage in seinem Fundus hat.
Wenn man als Verantwortlicher für die Bereitstellung und einheitlichen Verwendung von Inhalten den Zugriff auf ein solches Repository für den Anwender noch dazu spielerisch einfach machen kann, hat man schon gewonnen. Wie so etwas aussehen kann, wird ebenfalls Thema eines der nächsten Posts sein.